Gestion électronique de documents - Quand la digitalisation allie performance et écoresponsabilité
A l’heure où nos organisations se repensent et se restructurent, la digitalisation est l’un des leviers pour gagner en performance tout en restant engagées pour un futur plus durable.
Cependant, selon l’ADEME (Agence de l'environnement et de la maîtrise de l'énergie), un salarié utiliserait entre 70 et 85 kilos de papier par an. En plus de son impact environnemental, cet usage représente un coût non négligeable pour l’entreprise.
Plus qu’un concept, l’objectif zéro papier semble aujourd’hui s’inscrire dans une stratégie globale.
Et si la GED (Gestion électronique de documents) était la solution idéale ?
Mickaël Faneca, Consultant, Celencia Lyon
La Gestion Electronique de Documents, qu’est-ce que c’est ?
Comme son nom l’indique, la GED (Gestion électronique de documents) consiste en un système de gestion documentaire, faisant intervenir différents moyens électroniques (matériels et logiciels). Il permet de dématérialiser, classer, stocker et diffuser les documents entrant et/ou sortant d’une organisation.
La GED en images :
Pourquoi adopter une solution de GED et en quoi peut-elle être bénéfique ?
1. Répondre aux enjeux économiques :
Entre 10 000 et 25 000 euros HT/an
C’est ce que dépense une entreprise d’une centaine de salariés en papier pour usage interne
La gestion électronique des documents permet à l’entreprise de réduire de manière significative ses coûts liés :
- Aux achats de consommables et à l’entretien de ses imprimantes
- A l’affranchissement des courriers postaux
- Au stockage, à l’archivage et à la recherche manuelle des documents
- A la perte ou détérioration de documents
Les économies financières et les gains de temps offerts par la dématérialisation permettent à l’entreprise et à ses collaborateurs de gagner en productivité mais aussi de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
2. S’engager pour la planète
Entre 70 et 85 kilos
C’est le poids de papier utilisé par an pour 1 salarié
En réduisant ses consommables et en contribuant à l’adoption du zéro papier, la GED s’inscrit parfaitement dans une démarche RSE. En plus d’avoir un impact positif sur l’environnement, elle contribue à l’amélioration de l’image de marque de l’entreprise.
3. Gagner en performance et productivité
50%
C’est le temps passé par un collaborateur à chercher les informations relatives à leur métier (Source : Etude AIIM EUROPE)
En capturant l’ensemble des flux documentaires (papier via numérisation/mails/natifs électroniques etc.), la GED centralise et classe tous types de documents dans une arborescence définie.
Afin de réaliser ce classement, chaque document est indexé, manuellement, ou automatiquement grâce à une technologie de LAD (Lecture Automatique de Document) / RAD (Reconnaissance Automatique de Document). Cette technologie qui réduit considérablement les coûts opérationnels, consiste à déterminer automatiquement la nature du document traité (Devis, Facture, CNI…) grâce à une reconnaissance du fond et de la forme de celui-ci par un logiciel.
L’indexation permettra d’identifier le document et de lui attribuer différentes métadonnées telles que la provenance du document (courrier papier/mail/espaces en ligne/autres), la typologie (CNI/RIB/demande d’info/réclamation etc.), le numéro de client/contrat auquel il est affecté etc. Ce classement et les données embarquées faciliteront ensuite la recherche et la consultation des documents par filtres, ou mots clés.
Aller plus loin avec les Workflows
Certaines solutions GED intègrent directement des fonctionnalités de workflows. Chaque document ou pli de document peut ainsi être associé à un processus de traitement ; de validation. Plus qu’un espace de stockage, la GED devient alors un espace de travail collaboratif, offrant la possibilité d’attribuer des tâches à un membre ou une équipe, et de mettre en place des systèmes d’alertes en fonction du statut ou de l’étape du processus à laquelle se trouve ledit document.
A noter que la mise en place de workflows, offre souvent la possibilité de tirer des statistiques sur le nombre d’actes traités, à traiter, en cours, par typologie ou par collaborateur. Le suivi de l’activité est ainsi affiné et l’identification des potentiels goulots d’étranglement facilitée.
La dématérialisation documentaire permet alors à l’entreprise de gagner en performance et en productivité :
- En gagnant du temps sur le stockage, la recherche et le déstockage
- En améliorant la traçabilité et la circulation de ses documents
4. Gagner en accessibilité et s’adapter aux nouveaux modes de travail
31 %
Des salariés en France pratiquent le télétravail en 2021 (avec un pic à 41% au plus fort de la crise sanitaire)
3,6 jours
C’est le nombre de jours moyen de travail à distance par semaine (Source : Baromètre annuel Télétravail 2021 de Malakoff Humanis)
Grâce au stockage sur serveurs sécurisés, l’accès aux documents de la GED peut se faire partout et à tout moment ; ce qui en fait un outil idéal pour le télétravail, le déplacement, le travail multisite ou tout simplement en interne pour faciliter les échanges inter/intra services.
5. Répondre au contexte réglementaire du RGPD
20 000 euros ou 4% du chiffre annuel
Ce sont les sanctions encourues en cas de non-respect du RGPD
Un des enjeux réglementaires auquel la GED est en mesure de répondre est le RGPD (Règlement Général pour la Protection des Données).
Gestion du cycle de vie des documents grâce à la GED
Les informations liées à la typologie des documents, à leurs dates d’ajout ou de modification sont enregistrées ; ce qui facilite l’inventaire, le traçage et la sécurisation des données personnelles clients. La destruction périodique de certains documents qu’implique le règlement est alors gérée automatiquement, par un simple paramétrage.
En cas de non-respect de ce règlement, des sanctions financières allant jusqu’à 20 000 euros ou 4% du chiffre d’affaires annuel peuvent être appliquées. En 2019, le CNIL prononcé une amende de 1 750 000 euros contre la société de Groupe d’Assurance Mutuelle AG2R LA MONDIALE. Il était notamment reproché à cette société (en charge de coordonner l’activité assurantielle de prévoyance, dépendance, santé, épargne et retraite supplémentaire du groupe) de conserver les données de millions de personnes pendant une durée excessive.
6. Gagner en sécurité
7.5 %
C’est la part de documents perdus
3 %
Des autres sont mal classés (Source : Etude AIIM EUROPE)
La gestion des habilitations et profils utilisateurs permettent de gérer et personnaliser les droits d’accès aux documents ; les informations confidentielles sont ainsi sécurisées. Au-delà du paramétrage de la solution, la GED vient palier aux risques de perte ou détérioration des documents pouvant, par exemple, être liés un mauvais classement du papier, un incendie, une inondation...
A noter que pour les entreprises traitant des données sensibles comme les données médicales ; de plus en plus de solutions détiennent l’agrément HADS, permettant l’hébergement de données de santé.
7. Améliorer la satisfaction client
49%
Des clients ont arrêté de travailler avec au moins une entreprise du fait d’une mauvaise Expérience Client (Source : 2016 Aspect Consumer Experience Index)
La dématérialisation des documents présente des bénéfices, tant pour les collaborateurs, que pour les clients :
- Elle permet par exemple aux services clients de se montrer plus réactifs face aux demandes d’information ou de suivi. En deux clics, le collaborateur accède aux documents du client et aux traitements en cours.
- Grâce aux workflows, le gestionnaire est en mesure de savoir à quelle étape précise du traitement se trouve l’acte de gestion concerné et d’en informer le client.
- Grâce à des API, la GED est en mesure de mettre à disposition des clients certains documents sur leurs espaces en lignes. Ils pourront ainsi les consulter ou les télécharger.
En conclusion
La GED se positionne comme une solution centrale et incontournable de l’entreprise. Elle présente des intérêts en termes de performance et de productivité, tout en engageant un peu plus l’entreprise en faveur de la planète.
Bien qu’elle présente de nombreux avantages, le choix et la mise en place d’une telle solution peut s’avérer complexe ! C’est pourquoi le cabinet de conseil en organisation Celencia vous accompagne dans la mise en place de votre stratégie de GED autour des points suivants :
- Étude d’opportunités et cadrage de vos besoins GED
- Audit et optimisation des processus grâce à la GED
- Aide au choix des solutions du marché
- Accompagnement dans la mise en œuvre de votre solution