Comment mettre en place le télétravail au sein de votre entreprise ?

Plus que jamais le télétravail est inscrit dans le quotidien de nombreuses d’entreprises. Depuis l’arrivée des nouvelles technologies, notre manière de travailler et d’échanger ne cesse d’évoluer, d’autant plus depuis le début de la pandémie. Ces changements permettent d’explorer de nouvelles possibilités et de nous challenger sur l’aménagement de nos activités professionnelles pour le bien-être de chacun. C'est une notion que chaque entreprise doit prendre au sérieux car elle a un véritable impact avec une gestion et un management spécifiques où chacun a son rôle à jouer.

Par Chris Tathys, Consultant, Celencia Paris

La mise en place initiale du télétravail

Le télétravail est un dispositif permettant au salarié de travailler à distance à l’aide d’outils de communication et collaboratifs. Permettant la mobilité et l’adaptabilité, le télétravail offre au salarié la possibilité de choisir son lieu de travail de façon régulière ou occasionnelle.

Le télétravail est habituellement un choix volontaire du salarié car il doit être à l’aise avec cette manière de travailler. Mais certaines conditions peuvent contraindre une entreprise à obliger le télétravail pour ses collaborateurs. Il est d’ailleurs entré dans le code du travail en mars 2012 et fait généralement l’objet d’une mention dans les contrats de travail afin d’en assurer l’encadrement selon l’employeur.

Le télétravail apporte de nombreux avantages, tant pour les employeurs, que pour les salariés

Du coté des employeurs, une baisse des dépenses est constatée grâce à la diminution des coûts de transport et relatifs à la location des locaux, mais également une baisse des absences et retards lors d’intempéries ou grèves. Il touche aussi à la thématique de l’écologie en diminuant l’impact carbone et permet aussi de faciliter l’arrivée des personnes à mobilité réduite et de favoriser leur intégration.

Du côté des salariés, le télétravail permet de concilier la vie professionnelle et personnelle plus facilement grâce à un gain de temps conséquent lié aux transports et moins de fatigue. Enfin le télétravail responsabilise le salarié dans son organisation et développe son autonomie.

Bien sûr, le télétravail comporte également certains risques.

Pour les employeurs, il peut être difficile de maintenir une cohésion d’équipe à distance : générer un sentiment d’appartenance et de solidarité auprès des salariés devient plus compliqué. De plus, certains employeurs sont davantage exigeants auprès des salariés en télétravail, quitte à penser que ces derniers produiront moins avec ce dispositif. Certains risques qui peuvent d’ailleurs avoir un réel impact sur le bien être des collaborateurs.

Quant aux salariés, nous constatons certaines difficultés concernant la gestion du temps de travail. De manière inconsciente, un salarié peut allonger son temps de travail en négligeant ses temps de pause. Le fait de ne pas se déconnecter peut déclencher un risque de surmenage ou de surcharge qui pourrait lui être dangereux. Nous pouvons y ajouter également le sentiment d’isolement, surtout si le cadre familial n’aide pas le salarié à être dans de bonnes conditions (isolation, espace de vie réduit, etc.).

Comment le mettre en place concrètement ?

Le télétravail fait partie des enjeux stratégiques des entreprises, ayant et une influence interne mais également externe. Son management est de ce fait tout aussi important. Le télétravail est aujourd’hui devenu plus qu’une possibilité, car il est devenu une nécessité dans notre quotidien professionnel. Plusieurs étapes sont nécessaires pour mettre en place le télétravail :

1 - L’étude de faisabilité

Elle s'intègre dans la première phase représentative d’un projet. Elle consiste à explorer tous les concepts du télétravail, tout en permettant de répondre aux besoins en termes d’objectifs à atteindre (qualité, coûts, délais). 

Il s’agit ici de se renseigner sur la possibilité de la mise en place du télétravail : réaliser un état des lieux sur le matériel et les outils existants, afin d’analyser quels sont les outils nécessaires pour permettre à chacun d’effectuer au mieux son activité. 

Enfin, il est pertinent d’observer si les collaborateurs sont aptes à utiliser ce système et si les missions de chacun peuvent être effectuées à distance. Il est établi également un cahier des charges et un planning d’intervention /d’intégration. La gestion de cette étape est primordiale dans la mise en place du télétravail au sein de son entreprise.

2 - La communication

Étape clé de tout projet, la communication va animer l’introduction du télétravail dans le quotidien des collaborateurs. Elle va être présente tout au long de la mise en place du nouveau système et va être effectuée à différents niveaux et adaptée selon le public. 

En Amont, la communication va mettre en avant la ligne directive en rappelant le contexte et en présentant les objectifs et buts, les modalités, les moyens et le planning. Il ne faut pas oublier que la communication, en plus d'être effectuée pour informer, a aussi pour but de générer du partage et d’impliquer tous les collaborateurs. Ainsi, il est toujours bon d’utiliser divers canaux et outils de communication.

3 - L’installation des outils

Ensuite, la mise en place du télétravail avec l’installation des différents outils et matériels. Il important pour les managers d’échanger avec leur équipe pour connaître leur ressenti. C'est un bon moyen d’observer s’il y a des besoins de formations particulières et des besoins d'achat de matériels (écran, coussin, casque...). 

Que la demande soit importante ou non il est toujours judicieux d’effectuer des formations qui pourront même servir de rappel ou encore d’échange de bonnes pratiques. 

Il peut être nécessaire d’instaurer le télétravail de manière progressive, afin de ne pas bousculer les salariés : un jour de télétravail par semaine au début, instaurer une journée de présence obligatoire pour tous les salariés afin de conserver la cohésion etc.

4 - Le pilotage et le suivi

Enfin, la dernière étape est celle du pilotage et suivi de l’environnement. Il est important de vérifier que la mise en place du télétravail s’est bien effectuée et qu’elle suit bien la ligne directive planifiée en amont. 

Des indicateurs vont permettre une analyse sur l’avancement du processus, la fluctuation des coûts, la prise en main et le ressenti des collaborateurs. À la suite des ajustements pourront être réalisés si besoin. 

Le suivi va véritablement aider à l’évaluation de la situation, afin d’accompagner au mieux les collaborateurs lors de réunions d’équipes, en communicant régulièrement ou bien avec la création d’un espace collaboratif afin que les collaborateurs puissent poser des questions.

Celencia à vos côtés

Choisir Celencia pour votre projet de mise en place de télétravail, c’est faire le choix d’un savoir-faire en conseil en organisation et conduite au changement permettant de maîtriser l’ensemble des étapes clés du changement et leviers d’accompagnement en articulant une démarche pour mener à bien les changements au sein de votre organisation. Tout en promouvant notre méthodologie CARE, nous proposons une expertise sur quatre axes :

• L'impact sur la productivité dans une premier temps avec des indicateurs de performance. Ces derniers vont permettre l’analyse de l’existant, des indicateurs de productivité et d’impacts sur les freins et attentes liés au travail à distance.
• Ensuite, la faisabilité juridique qui va générer une charte réglementée. Celle-ci définit les conditions d’éligibilité et les modalités pour permettre la réalisation d’une charte de travail.
• Viens ensuite la faisabilité technique et logistique qui, apportera ici un accompagnement du poste de travail. Il s’agira d’une vérification du matériel présent, de l’introduction d’un matériel adapté au télétravail suivi et de la création de modalités d’accès avec la garanti de la sécurité du SI.
• Pour finir, l’accompagnement et la mise en place du télétravail. Il va être défini une organisation d’entreprise et d’équipe à distance, ainsi qu’une définition d’une nouvelle posture managériale et d’une journée type.