Le travail Hybride : les facteurs clés de succès 

Selon une étude WeWork (le géant de la solution des espaces de co-working), près de 80% des dirigeants interrogés se disent « prêts à laisser leurs employés partager leur temps entre travail à distance et présence sur site » et donc à faciliter la mise en place du mode de travail hybride. Une tendance accélérée par la crise sanitaire et la mise en place d’un télétravail généralisé. Réduction de l’impact carbone, meilleure gestion des espaces immobiliers, meilleur équilibre professionnel/ personnel, augmentation de la productivité… On ne présente plus ses avantages. De plus en plus plébiscitée, beaucoup d’entreprises pourtant réticentes au départ, se laissent convaincre par le fait d’être présent à 50% au bureau. Exit le présentéisme démocratisé et place à la flexibilité du salarié. Si ce modèle parait simple à instaurer, il nécessite néanmoins une mise en place attentive et des pré requis qui sont de vrais facteurs clés de succès.

Sihem BEDDIAF 

Consultante confirmée, Celencia Paris 

Créer un projet à part entière et mobiliser toutes les parties de l’organisation

Consulter et informer l’ensemble des parties de l’entreprise est nécessaire si l’on veut ancrer ce nouveau mode de travail. La présence sur site étant une norme, c’est le travail à distance qui doit nécessiter plus d’attention. Avant tout, l’organisation doit bénéficier d’un accord de télétravail qui pourra permettre de déterminer les collaborateurs qui y sont éligibles. Créer un cadre, un schéma peut venir faire office de support. Après la crise sanitaire, Celencia (via les membres de la direction et du CSE) a par exemple, pu créer une charte de travail à distance pour ses collaborateurs ; modèle qui peut être proposé (avec ajustements à la clé) à certains clients dans le cas où ces derniers n’en disposent pas.

Les différentes directions devront ensuite être investies dans la mise en place du travail hybride. En effet, le sujet recouvre différents aspects et pratiques liés aux ressources humaines, mais qui relèvent aussi des domaines juridiques et sociaux. Le projet doit être présenté et validé par les différentes instances sociales.

Créer un vrai projet et le porter au sein de l’organisation peut donc simplifier la présentation du projet ainsi que sa construction.

Accompagner les collaborateurs au mode de travail hybride

La mise en place du travail hybride est un réel changement qui nécessite une stratégie d’accompagnement robuste et bien construite.

Aussi, sensibiliser ne sera pas suffisant. Porter au plus haut le projet est important, mais un sponsoring et un lobbying internes seront rapidement nécessaires. Le collaborateur devient dès lors impliqué, et connait les impacts positifs directs sur son quotidien professionnel.

Autre point crucial : la formation des managers aux nouvelles pratiques. Ces derniers doivent être en capacité de gérer une équipe en présentiel et à distance, à veiller à un bon niveau de performance, mais aussi à garantir une cohésion d’équipe. Conserver des moments d’équipe une fois par semaine sert à conserver ce lien social important entre collègues.

En amont du déploiement nous pouvons aussi nous appuyer sur un réseau « d’ambassadeurs » qui seront des facilitateurs et des relais. Dans le cadre d’un projet de transformation, la mise en place d’un pilote sur une population test durant quelques semaines voire quelques mois peut permettre d’ajuster le déploiement à venir.

Autre bonne pratique : la rédaction d’une charte collective de bon fonctionnement avec l’équipe et le manager. Cette charte peut permettre de rédiger quelques règles fondamentales et responsabilisent l’ensemble de l’équipe quant à la réussite de ce nouveau mode de travail.

Des formations Celencia sous le format de classes virtuelles (formats 60 et 90 minutes) sont disponibles pour vous accompagner sur ces sujets, n’hésitez pas à consulter notre site. 

Communiquer et assurer une bonne circulation de l’information

L’entreprise doit s’assurer de couvrir l’ensemble de ses canaux de communication afin de répondre à tous ses collaborateurs. Ceux à distance doivent avoir accès au même niveau d’information que les collaborateurs présents sur leur lieu de travail. Le mode hybride doit donc répondre aux deux sollicitations.

Lors d’une présentation de résultats par exemple, les équipes communication doivent gérer l’arrivée de l’information sur site et au même moment à distance grâce aux outils de communication interne.

Une information mal diffusée, ou peu claire peut entrainer de la perte de temps, voire des prises de décision erronées.

Dans ce cas, les réseaux sociaux d’entreprise peuvent être un excellent canal si leur audience est conséquente. Il faut donc veiller à ce qu’un large public soit touché et que tous les collaborateurs soient en mesure d’y accéder (connexion depuis leur smartphone ou leur ordinateur portable).

Si les canaux de communication en ligne sont un must, attention à ne pas oublier les structures physiques déjà existantes.

Gérer la performance des outils pour le mode de travail hybride

Plus de doute quant à l’efficacité du travail à distance après la crise sanitaire, puisque la majeure partie des entreprises en France ont mis en place le télétravail à 100%, pour les collaborateurs éligibles. Dans l’urgence de la situation, la principale préoccupation s’est reposée sur les réseaux ainsi que sur la capacité des directions des systèmes d’informations à pouvoir gérer autant de connexions sécurisées sur un laps de temps aussi court. Un exercice plutôt bien réussi et qui permet aux entreprises de laisser aujourd’hui la moitié de leurs effectifs en travail à distance.

Afin d’assurer la continuité entre les activités sur site et à distance en mode hybride, les outils collaboratifs doivent permettre une parfaite alternance en cas de meetings partagés par exemple.

Concernant la gestion des espaces, le travail hybride permet de réduire ces derniers puisqu’ils sont moins occupés. On peut associer cette pratique au flex-office ou au co-working. Mais là encore, il faut s’assurer que les collaborateurs soient accompagnés afin de ne pas les dérouter. On peut notamment créer des espaces distincts, ou des territoires spécifiques à chaque équipe. Le cabinet Celencia a par exemple pu accompagner un grand acteur du secteur bancaire dans la mise en place d’une application de gestion des présences sur site. Cette application permet de déclarer sa présence dans une zone sur trois mois glissants. Les collaborateurs peuvent visualiser la présence de leurs collègues afin de prévoir leurs jours de présence au bureau. L’application disponible sur smartphone et sur interface web (intranet) permet d’anticiper ses venues sur site jusqu’à trois mois. Quant aux managers, une interface spécifique leur permet de consulter et gérer les présences de leurs équipes.

Plus qu’une tendance, le mode de travail hybride s’impose comme une toute nouvelle ère pour le monde de l’entreprise qui respecte l’équilibre du salarié, mais aussi l’environnement avec une réduction du temps de trajet et une occupation des espaces réfléchie.

Vous voulez en savoir plus concernant la mise en place du travail hybride, ou toute autre solution organisationnelle, n’hésitez pas et contacter nous sans plus attendre.