Mettre en conformité l’organisation face aux exigences règlementaires liées à la facturation électronique
Etude de cas - Plateforme de services leader en gestion administrative d'épargne salariale
Contexte
Pour le compte du Département Finance de l’organisation, nous avons accompagné l’équipe facturation entreprise composée de 10 personnes, pour mettre en conformité toute l’organisation aux exigences règlementaires liées à la facturation électronique. Les contraintes réglementaires ont évolué avec l’article 91 de la Loi de Finances 2024 et la date réglementaire a ensuite été repoussée à septembre 2026, ce qui a ralenti sans pour autant stopper le projet.
D’autres parties prenantes étaient également visées par cette évolution : les correspondants Teneurs de Comptes Conservateurs (TCC) des entités du groupe, et bien sûr les clients entreprises.
Objectifs
La mission, d’une durée de 15 mois (de février 2023 à mai 2024), avait pour objectif de produire un fichier de métadonnées avec l’ensemble des données fiscales et réglementaires dans un format structuré conforme à l’attendu (UBL, CII, Factur-X, etc.).
Nous devions également intégrer une nouvelle application dans le SI de l’organisation en veillant aux contraintes IT (architecture, sécurité) et métiers (respect des besoins métiers, adaptation des processus).
Enfin, l’enjeu résidait également dans la communication et l’accompagnement des collaborateurs dans la mise en place de la facturation électronique (émission, réception).
Besoins du client
- Piloter et accompagner les équipes métiers/IT en vue de la mise en place de la facturation électronique,
- Mettre en place l’ensemble du processus de facturation électronique malgré le report de la date réglementaire,
- Collecter les informations réglementaires (n° TVA intracommunautaire, SIREN/SIRET etc.) dans les outils internes et être en veille sur l’avancée des discussions liées à la réglementation
Difficultés rencontrées
Délai d’un an pour la contractualisation avec le partenaire de dématérialisation (PDP) retenu.
Démarche d'accompagnement Celencia en 3 volets
- Pilotage & coordination du projet : coordonner, sécuriser et prioriser l’ensemble des actions qui permettront d’être au rendez-vous du 1er septembre 2026.
- Accompagnement du changement : identifier les impacts liés à la facturation électronique à partir de vos usages, orienter au choix d’un partenaire de l’administration fiscale (PDP) jusqu’à la signature du contrat et l'implémentation de l'outil.
- Organisation et processus : adapter et optimiser vos processus de facturation pour intégrer la facturation électronique.
Les clés de réussite identifiées
- Anticiper au maximum la contractualisation avec le partenaire de dématérialisation (PDP). Quelques sociétés sont référencées et immatriculées auprès de l’administration fiscale.
- Formaliser le processus existant de facturation au sein de l’organisation et dessiner le processus cible.
- Ne pas minimiser les contraintes techniques liées aux échanges de données, aux ouvertures de flux, la sécurité/architecture de données.
- Communiquer régulièrement auprès des clients internes et clients finaux sur les changements liés à la facturation électronique pour favoriser l’adhésion et promouvoir les bénéfices de la dématérialisation des factures (écologie, accès à un historique etc.)
Livrables
- Dossier de cadrage
- Spécifications fonctionnelles détaillées
- Spécifications techniques et dossier d'architecture (matrice des flux etc.)
- Plan d'assurance sécurité (obligation liée à l'intégration d'un nouveau prestataire)
- Dossier de sécurité (contenant l'ensemble des exigences de sécurité)
KPI
- 15 000 factures émises au format électronique et traitées par an,
- Soit un total de 9 000 clients actifs concernés.
Anthony Perennou
Responsable de missions
@NANTES
Mettre en conformité l’organisation face aux exigences règlementaires liées à la facturation électronique
Accompagner le changement d’un sous-traitant recruteur
Adapter l’organisation aux évolutions réglementaires
Optimisation de la gestion des sinistres client