Quels sont les objectifs du travail collaboratif à distance ?

Depuis quelques années, collaborer à distance est devenu incontournable. En effet, nous sommes poussés à être de plus en plus flexibles dans nos pratiques et nous devons être capables de mener à bien des projets malgré la distance, qu’elle soit imposée dans le cadre de situations de crise ou dû à un éloignement géographique des collaborateurs d’une entreprise ou d’un projet.
Grâce aux différentes évolutions et outils numériques, il est désormais facile de collaborer de façon continue et de travailler ensemble malgré la distance. Mais ce n’est pas pour autant une pratique qui s’improvise.

Qu'est-ce que le travail collaboratif à distance ?

Le travail collaboratif est un mode de travail qui repose sur le partage, la mutualisation des connaissances, ressources, valeurs ou encore des outils, en vue d’atteindre des objectifs communs. Grâce à cette méthode, chacun peut apporter sa contribution, son regard, son expertise afin de mener un projet à bien.

L’idée du travail collaboratif à distance est de transposer cette méthode sur un format à distance. Le travail collaboratif à distance mêle ainsi deux notions : pratiques collaboratives et outils digitaux.

Grâce à l’utilisation de technologies collaboratives digitales, le travail collaboratif à distance permet de réaliser un travail entre plusieurs professionnels éloignés géographiquement.

Comment bien organiser le travail collaboratif à distance ?

Afin d’organiser le travail collaboratif à distance, vous trouverez ci-dessous une liste non exhaustive de conseils pouvant vous être utiles.

Dans un premier temps, il convient d’expliquer les enjeux et avantages du travail collaboratif à distance aux collaborateurs.
Il faudra ensuite définir une organisation de travail. Pour cela, il faudra définir les sujets à traiter, les missions et tâches de chacun, les personnes responsables, des collaborateurs ressources au projet et enfin, choisir les outils numériques pertinents.
Il sera également nécessaire de communiquer sur l’organisation et s’assurer de sa compréhension au sein des équipes.
Il peut être également utile de définir les bonnes pratiques à respecter et de les partager aux équipes, afin d’optimiser le travail collaboratif et éviter les débordements. De même, faire des points réguliers et respecter ses engagements seront de mise pour assurer une collaboration agréable et optimale.
Enfin, il conviendra de se former aux techniques de dynamique collective ainsi qu’aux outils collaboratifs afin de fédérer les équipes et d’assurer une organisation pérenne et performante !

Les outils collaboratifs sont la clé du succès ! N’hésitez pas à organiser des sessions de formation pour faciliter leur prise en main par vos équipes !

Quels sont les outils nécessaires au travail collaboratif à distance ?

Pour mener à bien le travail collaboratif à distance il faut allier des techniques collaboratives en matière d’animation, de management et de communication, avec les outils numériques adaptés. De nos jours, il existe de nombreux outils permettant de collaborer à distance de façon optimale.

Les principaux objectifs des outils collaboratifs sont les suivants :

• L’organisation de réunions
• Le partage d’informations en temps réel
• Le maintien des liens sociaux entre collègues
• Le partage de documents
• Le suivi en temps réel de l’évolution des projets
• L’attribution de tâches

Quelques exemples d’outils digitaux par catégories de besoins :

1. Plateforme dédiée au travail d’équipe

Teams, application de la suite Microsoft Office 365, est une véritable plateforme dédiée au travail collaboratif. Son objectif est de faciliter le travail d’équipe en réunissant, en un seul endroit, un panel de fonctionnalités utiles pour la collaboration. Teams intègre notamment PowerPoint, Excel, Word, Skype… La création des canaux de communication par projet permet de se réunir entre collègues pour avancer ensemble dans un espace dédié.

2. Visioconférence

Zoom, Livestorm ou encore GoToMeeting sont des plateformes dédiées à la visioconférence et qui permettent d’organiser des réunions ou webinaires avec un grand nombre de personnes.

3. Gestion de projet

Pour la gestion de projet, l’on peut se tourner vers des outils tels que le logicielMicrosoft Project ou encore Asana, qui permet d’optimiser la collaboration entre professionnels. Jira quant à lui sera un outil dédié à ceux qui travaillent en mode agile.

4. Planification

Planner ou Trello sont des applications qui permettent de créer des plans, organiser et attribuer des tâches, partager des fichiers, échanger sur le travail en cours et l’état d’avancement des tâches.

5. Partage et stockage de fichiers

SharePoint, OneDrive, Teams, Google Drive sont des applications permettant de stocker et partager un volume important de fichiers.

6. Prise de décision à plusieurs

Klaxoon favorise le partage d’idées, brainstorming, quizz, sondages, animation lors d’un travail d’équipe ou formations à distance. OneNote permet le partage de réflexions ainsi que la prise de notes. Forms permet de créer et partager des formulaires et enquêtes en ligne.

7. Convivialité et partage

Yammer, application de la suite Microsoft 365 s’apparente aux réseaux sociaux. Elle permet de communiquer sur des projets en cours ou à venir, sur les réussites ou challenges et ainsi rapprocher les collaborateurs malgré la distance et d’échanger de façon plus informelle.

Quels sont les objectifs et atouts du travail collaboratif à distance ?

Les objectifs et atouts du travail collaboratif à distance sont multiples :

• Construire, animer et restituer des ateliers, réunions ou encore des formations grâce à des pratiques collaboratives


• Partager et mutualiser des connaissances

Des espaces de communication dédiés permettent de mettre en commun les connaissances, méthodes, outils… et ainsi enrichir l’expérience de chacun !



• Valoriser l’intelligence collective

Les échanges et les séances de brainstorming encouragent à être créatif et favorisent l’émergence de nouvelles idées.

• Augmenter la productivité

Des échanges facilités, le partage de ressources, l’implication et l’engagement des collaborateurs… Le travail collaboratif associé à l’utilisation des outils numériques accroit la productivité de l’organisation dans son ensemble. De plus, il permet d’assurer une continuité de ses activités et rester productif même lors de crises telles que la pandémie du Covid 19.



• Améliorer le bien-être au travail

Le travail collaboratif favorise l’implication et permet aux salariés de travailler dans une atmosphère dynamisante et positive.



• Améliorer les relations entre les collaborateurs

L’utilisation d’outils performants et pertinents permet d’améliorer la relation de travail entre les collaborateurs. La mise en place d’espaces dédiés pour échanger permet de créer du lien. De plus, il est primordial de garder un contact permanent entre collaborateurs dans le cadre de projets, ou d’entreprises multisites.

Le travail collaboratif à distance est ainsi favorable tant aux employeurs qu’aux salariés ! Seules conditions, il sera primordial d’être bien formé aux outils numériques et d’apprendre à créer une ambiance de travail favorable au travail collaboratif !

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Ces formations permettent d’établir de meilleures conditions de travail et de motivation, pour vous et vos équipes !

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OneDrive: https://celencia.fr/classe-virtuelle/one-drive-formation/

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