Qu’est-ce qu’un cabinet de conseil en organisation ?

Le conseil en organisation fait partie de l’ADN du cabinet de conseil Celencia. C’est en grande partie autour de cette thématique que le cabinet s’est construit année après année et que nous avons continué à affirmer cette expertise auprès de nos différents partenaires. Des entreprises du tertiaire financier tout d’abord, notamment en accompagnant de nombreuses problématiques organisationnelles (évolution d’organisation ou de système d’information, recherche d’efficacité opérationnelle, accompagnement de collaborateurs dans l’appropriation de nouveaux usages…). Mais également des universités en partageant plusieurs modules auprès des étudiants sur nos différentes expertises.

Étienne Borczuch, Manager, Celencia Paris

Le conseil en organisation

Le conseil en organisation donc, voici une belle accroche à laquelle il est possible de rattacher de nombreuses problématiques. Bien que très générique, la notion « d’organisation » se réfère ici à la coordination de l’ensemble des moyens qui sont mis en place par une entreprise pour atteindre ses objectifs et honorer ses obligations : proposer un produit ou un service à ses clients, répondre à des enjeux réglementaires, etc… Ces moyens, pouvant être de différentes natures (humains, informatiques, financiers…) doivent être utilisés à bon escient pour permettre aux entreprises de satisfaire leurs clients (internes et externes), de proposer des solutions innovantes, de répondre aux nouveaux enjeux… tout cela dans un fonctionnement optimisé.

C’est ici qu’intervient le « conseil en organisation ». Qu’il soit porté par des consultants internes ou externes à l’entreprise, il va permettre d’apporter une expertise méthodologique et parfois un regard extérieur aux métiers pour accompagner l’entreprise et ses collaborateurs dans l’évolution et l’optimisation de son mode de fonctionnement.

Les différentes tâches d'un consultant

Le rôle du consultant sera donc « d’épauler » l’organisation dans les évolutions qu’elle souhaite mettre en place en intervenant sur tout ou partie des phases d’un projet de changement. Il n’aura en revanche pas vocation, ni la capacité car ce n’est pas son rôle et peu souhaitable, de prendre en charge en autonomie la totalité d’un projet pour lequel l’expertise des métiers est primordiale.

Ainsi, un consultant en organisation pourra notamment intervenir sur :

• Les aspects liés à la méthode mise en place pour la gestion du projet,
• Le lancement du projet en prenant en charge les aspects de cadrage ou de diagnostic nécessaires au démarrage,
• Le suivi du déroulé du projet avec par exemple la coordination des acteurs pour garantir le respect des jalons, le suivi du budget défini, le pilotage avec la préparation et la tenue des instances,
• Éventuellement la réalisation d’actions propres au projet dès lors qu’une expertise métier n’est pas un pré requis,
• Et bien souvent, l’accompagnement des collaborateurs dans l’appropriation des évolutions mises en place avec la définition d’une stratégie d’accompagnement et la gestion des actions associées (préparation des contenus, diffusion…).

Au delà de ces tâches « traditionnelles » propres à la réalisation du projet, et en fonction des profils « retenus », il peut également y avoir plus ou moins d’attentes à l’égard du consultant pour apporter une expérience particulière, des compétences spécifiques ou alors avoir un regard extérieur pour venir challenger des orientations pouvant être prises par les décideurs…

 Bien évidemment, derrière le consultant en organisation se cache une personne qui aura plus ou moins d’expérience et différents savoir-faire, son rôle et les attentes qui reposent sur lui devront donc être adaptés à sa séniorité.

Pourquoi faire un changement organisationnel au sein de sa société ?

Accompagnée par un/des consultant(s) ou non, qu’il(s) soi(en)t interne(s) ou externe(s), l’évolution des Organisations est nécessaire pour les raisons évoquées plus haut dans l’article (innovation, optimisation, réponse aux nouveaux enjeux…). Il n’est probablement pas utile d’évoquer ici les risques pris par une Organisation qui resterait « assise » sur ses acquis sur le moyen / long termes. 

Qu’il s’agisse de conserver des SI vieillissants, de ne pas s’adapter aux besoins en constante évolution des clients, eux-mêmes de plus en plus exigeants, ou même aux attentes des collaborateurs, une Organisation doit évoluer pour s’adapter, et parfois continuer à exister !

Les étapes de conduite du changement organisationnel dans sa société

Et pour ce faire, bien que ces évolutions puissent être de différentes natures, il y a bien évidemment un fil conducteur, une méthodologie et des pré requis communs à ces changements.

Tout d’abord, la définition des objectifs que l’on souhaite poursuivre, il est essentiel pour donner du sens à un projet de savoir pourquoi on le fait et à quelle(s) problématique(s) il doit répondre. Cela permettra bien évidemment de savoir où l’on va, mais aussi d’aider à la prise de décisions et au déploiement auprès des acteurs concernés.

Il est ensuite primordial de passer par une phase de diagnostic lors de laquelle il faut pouvoir analyser en détail la situation actuelle : le périmètre et les activités concernées par ces changements, les acteurs et leurs attentes, les systèmes d’information utilisés, les interactions avec les acteurs internes, les clients ou des tiers…

C’est cette phase de diagnostic qui permettra de définir une feuille de route précisant les rôles et responsabilités de chacune des parties prenantes sans omettre de sujets et de planifier le déroulé du projet.

Fort du diagnostic, d’une première feuille de route et d’un planning, il sera important de prendre le temps de restituer ces éléments de cadrage afin de s’assurer avec les parties prenantes que la compréhension des enjeux, de l’environnement et de la cible est la bonne avant de se lancer.

Une fois ces éléments validés, le projet suivra ensuite son cours au rythme du planning défini, rencontrera son lot de bonnes nouvelles et de péripéties et arrivera le moment du déploiement auprès des populations identifiées (collaborateurs, clients, partenaires). C’est ici qu’il faudra pouvoir déployer les actions d’accompagnement définies dans la feuille de route, en pensant bien évidemment à adapter ces actions au regard de différents critères (nombre de personnes concernées, évaluation de l’impact du changement…). Une fois déployé, il faudra pouvoir suivre dans la durée que le projet répond bien aux attentes définies initialement, et au besoin, procéder à des ajustements sur les éléments mis en place.

Pourquoi choisir Celencia pour vous accompagner dans ces démarches

Ces sujets-là, c’est le quotidien des consultants Celencia qui disposent des compétences et des outils nécessaires pour accompagner tout ou partie des étapes indiquées ci-dessus. 

Que ce soit sur les étapes en amont comme la phase de cadrage avec la réalisation de diagnostic organisationnel, le suivi et l’accompagnement du projet avec la coordination et la gestion méthodologique ou le déploiement auprès des différentes populations, la force de Celencia réside d’une part dans sa capacité à proposer des dispositifs et des solutions adaptés aux besoins de nos partenaires, mais aussi sur les qualités humaines des femmes et des hommes qui composent le cabinet de conseil en organisation Celencia.

En effet, notre processus de recrutement en 3 étapes associant les directeurs, les managers et un panel de consultants en dernière étape (entretien de groupe) permet d’apprécier la qualité des profils avec des regards apportés sur les expertises techniques (le savoir-faire), mais aussi les qualités humaines (le savoir-être), essentielles à la réalisation de ce métier.