Comprendre l’automatisation des procédés et leurs impacts
Au premier abord, le sujet du RPA (Robotic Process Automation) peut sembler technique et peu appréhendable car il est souvent associé aux technologies digitales de type Intelligence artificielle.
Cependant, c’est plutôt sous l’angle fonctionnel et humain que nos experts Celencia vous proposent de l’analyser. Tour d’horizon sur un procédé essentiel à la bonne efficience de votre structure !
Ce qu’est le RPA
Le RPA (de l’anglais Robotic Process Automation) est un procédé visant à automatiser des tâches répétitives aujourd’hui effectuées par l’Homme alors que la valeur ajoutée n’est que très faible voire, dans certains cas, nulle. Il est à distinguer du RDA (Robotic Desktop Automation) par une subtilité : le périmètre. Là où le RPA (installé sur les serveurs de l’entreprise) est à déclenchement automatique et interagit avec l’ensemble des applications de l’entreprise en toute autonomie (on parle d’exécution de routines), le RDA ne peut effectuer des tâches que sur le poste sur lequel il est installé et n’utilisera donc que les applications à disposition sur la machine en question. On peut parfois trouver le terme de RPA assisté.
Ce que n’est pas le RPA
Le RPA, bien que trop souvent présenté comme tel, n’est pas une solution d’intelligence artificielle. Pour rappel, l’intelligence artificielle est la combinaison d’une programmation initiale et d’un apprentissage automatique par apport d’éléments extérieurs et ajustements successifs (ce que l’on appelle autrement le machine learning voire dans les cas les plus poussés le deep learning). Le RPA n’apprend pas, il n’est pas intelligent en ce sens. Il est en revanche un exécutant autonome appréciable par sa rapidité d’exécution des tâches séquencées. Cela étant dit, il peut être combiné à des algorithmes apprenants afin que la machine puisse, par exemple, avoir la capacité de décider d’extraire d’une base certaines données plutôt que d’autres, jugées plus pertinentes ou amenant des taux statistiques plus fiables et donc des conclusions de meilleure qualité.
A quels besoins répond-il ?
Le RPA répond à plusieurs besoins, le premier et le plus direct d’entre eux étant de dégager du temps aux collaborateurs dans des contextes en entreprise où l’expertise et la relation client sont primordiaux. Ce temps ainsi dégagé permet non seulement de faire monter en compétences des collaborateurs sur des sujets plus essentiels pour l’entreprise mais aussi de pouvoir consacrer du temps aux relations qui sont la clé de voute d’un tournant aussi bien positif que négatif. Enfin, cela permet d’augmenter la productivité des équipes en leur permettant de se concentrer sur leur savoir-faire sans avoir la perte de cadence et de motivation imposée par la tâche certes nécessaire mais chronophage et contraignante. Sur un process existant réalisé par l’Homme, Accenture estime que la mise en œuvre d’une solution automatisation de type RPA/RDA réduit le temps consacré à la tâche de 40%, ce qui est loin d’être négligeable quand l’opération concerne de multiples acteurs.
Depuis quand existe-il ?
L’automatisation des procédés, qu’ils soient informatiques ou industriels, est pensée et opérante depuis de nombreuses années déjà mais ce n’est que depuis 2015 que le RPA a connu une réelle croissance et qu’il a fait son apparition massive dans les entreprises. Au côté du Big Data, de la smart automation et de l’intelligence artificielle, le RPA fait son entrée dans les « technologies disruptives », pas tant du point de vue technologique mais des changements métiers qu’il apporte dans les entreprises : réorganisation des activités, focalisation sur la valeur, disparition grandissante de métiers d’exécution. Tout cela mobilise un accompagnement du changement, une capacité d’adaptation qu’il faut bien accompagner au travers de ressources humaines attentives et précautionneuses vis-à-vis des employés qu’il conviendra de former pour faire évoluer les fonctions et responsabilités.
Dans quels cas le RPA est-il mis en place ?
Il peut s’agir d’outils informatiques qui ne communiquent pas entre eux et qui requièrent donc des actions manuelles de copier/coller, d’exports de données, d’exécution de programmes Excel/VBA, de lancements d’applications, de tri, sélection ou ordonnancement de données, d’envois automatiques d’email avec pièce jointe. Il ne s’agit là que de clics, d’actions simples et rapides qui ne requièrent ni stratégie ni réflexion spécifique.
Exemple : dès lors qu’un email est reçu, le RPA/RDA peut par exemple enclencher un clic sur un lien, accéder à la plateforme, remplir les champs d’authentification, exporter des informations et en tirer des éléments de conclusion sous un format prédéfini après optimisation via un logiciel d’analyse de données (R, Excel…), lesquelles conclusions pourront être envoyées automatiquement par mail au bon destinataire.
Quels potentiels et avantages pour le RPA ?
D’après des études économiques menées sur le sujet, d’ici 2025, le marché de l’automatisation pourrait avoir le deuxième plus gros impact parmi les technologies connues à ce jour (impression 3D, véhicules autonomes…), se classant ainsi juste après l’internet des smartphones. Le potentiel est d’autant plus important que la simplicité à mettre en œuvre est grande. Le RDA est relativement simple à initier et son retour sur investissement très rapide (estimé à quelques mois seulement) à l’inverse du RPA qui demande des phases de tests amont plus exigeantes et une automatisation beaucoup plus globale nécessitant la synchronisation de plusieurs routines parallèles entre postes distants, machines virtuelles et serveurs. Et les avantages sont nombreux : pour les collaborateurs qui n’ont plus la responsabilité de tâches répétitives peu gratifiantes comme nous l’évoquions précédemment mais aussi pour l’entreprise tant sur le plan de l’organisation qui s’en voit simplifiée que sur le plan de la performance. Sans oublier les clients, point final de satisfaction de cette chaine de valeur qui sont donc sollicités de manière plus pertinente et avec une meilleure relation client.
Combien la mise en œuvre du RPA coûte-t-elle ?
Le coût est à distinguer selon que l’on souhaite mettre en place une solution de type RPA ou RDA.
Pour l’acquisition d’un logiciel de type RPA, il faudra compter entre plusieurs centaines et plusieurs milliers d’euros (capterra.fr, sur la comparaison de plusieurs outils cités ci-dessous). Le plus simple pour une entreprise reste de commencer son expérimentation par la mise en place d’un robot assisté de type RDA, dont le coût est moindre, afin d’en évaluer toutes les capacités ainsi que les limites et décider dans un second temps de son éventuelle généralisation à l’entreprise par la mise en place du RPA (permettant également l’optimisation des coûts selon le nombre de personnes concernées). Toutefois, selon Gartner, les coûts « cachés » sont nombreux et il faudra prêter attention aux différents coûts extérieurs qui viendront se rajouter (interventions de prestataires pour aider à leur intégration, coûts des licences aux différents logiciels auxquels le robot autonome devra se connecter, éventuelles solutions connexes que vous souhaiterez intégrer une fois le RPA/RDA testé et approuvé…)
Quelles sont les solutions de mise en œuvre du RPA ?
Aujourd’hui la principale solution de RPA sur le marché est une solution fondée en 2005 originaire de Bucarest, Roumanie qui s’appelle UiPath. Depuis, c’est l’une des entreprises ayant connue l’un des plus forts taux de croissance sur le marché international, en Amérique du Nord notamment où elle a d’ailleurs délocalisé son siège en 2017, à New York. Elle est utilisée par une grande proportion d’entreprises de conseil comme Deloitte, PWC, EY, Capgemini, Accenture… On trouve à ses côtés le français Contextor, racheté par le groupe SAP, la startup californienne Automation Anywhere, le britannique BluePrism ou bien encore AutoMate Desktop de HelpSystems. Il conviendra bien sûr de faire une étude de plusieurs solutions afin de déterminer laquelle correspond le mieux à vos besoins.
En quoi Celencia peut vous accompagner ?
La bonne mise en place du RPA repose sur l’instauration d’un contexte favorable. Pour cela, il est nécessaire que l’ensemble des opérateurs de la chaine de valeur concernée soient informés, au fait de l’objet de cette automatisation et en capacité de juger quelle charge de travail va leur être évitée… Des formations ainsi que des dispositifs d’accompagnement à l’évolution pourront être requis afin d’anticiper sur la baisse de charge opérationnelle au profit des fonctions dites « à plus fortes valeurs ajoutées ».
Mais, avant toute chose, une étape préliminaire de diagnostic sera requise :
- Pour identifier la maturité de l’entreprise ou du département à accueillir une solution de RPA, la capacité des agents à s’adapter avec un processus de formation, la nécessité ou non de procéder à une étape de simplification et d’uniformisation des process existants….
En cela, le cabinet Celencia et ses consultants pourront vous aider pour :
- l’établissement de diagnostics
- l’organisation de workshops et animation d’ateliers visant à collecter les connaissances de tous les interlocuteurs sachant ainsi qu’à adresser les interrogations des tous les profils impactés
- faire ressortir les éléments à fort impact et à dégager un plan d’actions subséquent
Car la mise en place du RPA, ce n’est pas simplement son déploiement, c’est même en grande majorité un travail amont de réflexion qui vous attend : tout le monde doit être au clair sur les objectifs visés par cette automatisation, ce qu’elle permettra de gagner, ce qu’elle fera dès lors qu’elle sera mise en place : critères de déclenchement, informations en entrée, production en sortie, destinataires concernés…
En parallèle de ce travail de préparation à l’arrivée de cette automatisation, le choix de la solution en question représente un travail essentiel afin que votre première expérience en la matière ne soit pas déceptive car inappropriée pour appréhender efficacement vos besoins et vos métiers.
Grâce à son expérience métier auprès de nombreuses entreprises, le cabinet Celencia peut, si vous le désirez, vous aider à franchir cette marche afin d’optimiser l’efficience de votre entreprise par le RPA. De l’étude d’opportunité à basculer, à l’accompagnement au pilotage du déploiement projet, en passant par le choix de la solution, nous vous proposons des experts dédiés connaissant l’importance de mener à bien votre projet. Un premier pas réussi vous permettra par la suite d’appréhender avec sérénité les nouvelles opportunités innovantes qui s’offriront à vous et votre entreprise.