Comment organiser des réunions efficaces pour gagner en productivité ?

En France, les cadres participent en moyenne à une quinzaine de réunions par semaine. Mais loin d’être une partie de plaisir, elles sont très souvent perçues comme étant trop nombreuses et loin d’être toujours utiles et efficaces.

Pourtant, organiser une réunion représente un enjeu important pour les entreprises car elles permettent très souvent de résoudre des problèmes ou de réfléchir à des solutions importantes et parfois même stratégiques. Alors pourquoi certaines réunions peuvent-elles être si mal perçues par les participants ? Quelques réponses et éléments de réussite dans cet article.

Bravoure Banangouna, Consultante au sein de notre cabinet de conseil à Paris

Les erreurs à éviter

Le succès d’une réunion de travail tient en grande partie à sa préparation. En effet, lorsqu’elle est mal organisée, une réunion peut affecter et nuire sérieusement à l’efficacité du travail collectif. Les écueils fréquemment remontés par les participants sont les suivants :

  • Un ordre du jour inexistant, non respecté ou découvert pendant la réunion,
  • Pas d’objectifs préalablement définis,
  • Des supports de présentation non préparés à l’avance ou que l’on recherche pendant la réunion,
  • Des temps de parole non respectés ou peu équilibrés entre les participants,
  • Une fréquence de réunions trop soutenue,
  • Les temps attribués aux différents sujets non définis,
  • Pas de compte-rendu de réunion rédigé,
  • Et une absence de prise de décision lorsque c’est nécessaire.

Pour éviter ces écueils et organiser une réunion de qualité, il est donc important de préparer en amont chacune des étapes nécessaires à son bon déroulement.

Les étapes clés de la préparation d’une réunion efficace

La réunion est-elle vraiment indispensable ?

Il est important d’avoir en tête que pour organiser une réunion pertinente, celle-ci doit avoir lieu à l’occasion d’un lancement de projets, de moments de partage, ou pour la transmission d’informations importantes. Si ces réunions ne peuvent être évitées et remplacées par un simple appel, un mail ou un message envoyé via votre outil de messagerie d’entreprise, vous pouvez la juger comme étant indispensable et donc l’organiser. Dans le cas contraire n’hésitez pas à l’annuler ou la reporter à un moment plus opportun.

La méthode « TOPP »

Organiser une réunion efficace, signifie qu’elle doit permettre à tous ses participants d’avoir un objectif commun vers lequel avancer ensemble. Pour ce faire, un outil d’organisation très simple existe : la méthode « TOPP ». Cette méthode vous permettra de définir un cadre pour clarifier le sujet de votre réunion, son objectif, son déroulé et les supports qui seront nécessaires. Tous les ingrédients pour organiser une réunion au top !

  • T « Thème » : Définir clairement le thème est la première étape à réaliser. Cela permet de mettre en lumière et de comprendre clairement le sujet de la réunion, c’est-à-dire : « de quoi allons-nous parler aujourd’hui ? ». Notez qu’une réunion ne doit pas être l’objet de trop de thématiques différentes pour rester pertinente.
  • O « Objectif » : La deuxième étape est de déterminer la finalité de votre réunion. C’est-à-dire « où allons-nous ? » ; « Que devons-nous attendre de cette réunion ? Une décision doit-elle être prise ou la mise en place d’une action ? ». C’est un élément crucial qui doit être rappelé à chaque début de réunion afin de cadrer d’entrée de jeu, les débats.
  • P « Plan » : La troisième étape est de définir avec précision votre plan. C’est-à-dire, « dans quel ordre les sujets vont-ils être abordés lors de la réunion ? » ; « Quels sont les points principaux qui seront évoqués ? ». C’est durant cette étape, que vous exposez le déroulé de votre réunion, l’ordre du jour et les points à traiter étape par étape.
  • P « Présentation » : Pour appuyer et illustrer vos propos, la quatrième et dernière étape est tout aussi importante. Elle vous permet de prévoir les bons supports de communication, c’est-à-dire « Quel(s) document(s) vais-je devoir partager ? » ; « Quel(s) document(s) est/sont pertinent(s) à afficher ? ».

Ce TOPP est un document qui peut être transmis à tous les participants, quelques jours avant le début de la réunion de travail. Il devra être accompagné de toutes les informations pratiques telles que le lieu, la date, l’heure et la durée de la réunion par exemple. Cela permettra à tous les participants de prendre connaissance de tous les attendus afin qu’ils puissent se préparer efficacement à atteindre l’objectif attendu le jour j.

Bien définir le nombre et le rôle des participants

Pour organiser une réunion pertinente, il est important de bien définir le nombre de participants et le rôle de chacun.

Inutile d’inviter trop de monde, seules les personnes ayant une réelle utilité doivent être présents.

Une classe virtuelle dédiée à l’organisation et à l’animation de réunions efficaces

Celencia est présent à vos côtés pour vous accompagner dans cette démarche via la mise en place d’une classe virtuelle spécialement dédiée à cette thématique « Organiser et animer des réunions efficaces ». Conscientes de l’importance des réunions pour les collaborateurs et de l’impact qu’elles ont sur leur quotidien, nos équipes vous proposent une initiation de 60 minutes pour vous faire découvrir différentes pratiques et outils qui vous aideront à organiser et à animer des réunions plus efficacement et sans perte de temps.

Si vous avez des questions n’hésitez pas à nous écrire. Nos équipes de Nantes, Niort, Paris et Lyon se tiennent prêtes à vous répondre !

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