Comment définir le Lead Time et à quoi ça sert ?

Le lead time est le temps qui s’écoule entre le démarrage et la fin d’un processus, en prenant en compte tous les temps intermédiaires de stockage, de retouches ou d’attente.

Cet indicateur est notamment utilisé :

  • Dans les processus de production ou de logistique : pour prévoir et anticiper les délais de production ou de livraison.
  • Dans les processus administratifs, ou du secteur tertiaire : pour connaitre les temps de réalisation de devis, de versement d’une prestation, le processus de gestion des contrats ou d’ouverture d’un compte, les processus d’achats, les processus d’organisation d’une assistance…

Pourquoi déterminer le lead time et le suivre régulièrement ?

Il s’agit d’un indicateur de performance global, qui implique généralement plusieurs entités ou services d’une entreprise. Le connaitre et le suivre permet de :

  • Donner de la visibilité: En externe : Donner des délais fiables à ses clients ; En interne : Connaitre le temps d’un processus de validation, le temps de réalisation d’une demande d’achat par exemple et ainsi, pouvoir anticiper son travail.
  • Être réactif: si le Lead time varie par rapport à la valeur médiane, il est primordial d’identifier les causes de ces variations et de réagir rapidement pour qu’il revienne à la normale, ou de capitaliser sur les actions liées à l’amélioration de celui-ci.
  • Comparer la performance d’un processus par rapport à celui de la concurrence.

Comment le mesurer ou le calculer ?

La première étape consiste à identifier et lister toutes les étapes du processus dont on souhaite mesurer le Lead time.

La VSM ou Chaine de valeur est un outil tout à fait adapté permettant de visualiser toutes ces étapes sur un même diagramme.

Il faut ensuite y associer les valeurs temporelles. Deux approches peuvent être abordées pour obtenir le lead time : la mesure ou le calcul.

LA MESURE

Les plus :

  • Précision sur chaque étape du processus,
  • Capacité d’analyse plus poussée.

Les moins :

  • Difficultés à mesurer certains processus,
  • Jeu de donnée plus faible,
  • La méthode de mesure doit être robuste (répétabilité, précision…).

LE CALCUL

Les plus :

  • Facilité de réalisation,
  • Répétabilité,
  • Possibilité d’itération plus grande.

Les moins :

  • Habituellement peu ou pas de données dans les sous processus,
  • Capacité d’analyse moins précise.

Suivant le processus et les données en votre possession, il sera préférable d’utiliser l’une ou l’autre de ces méthodes, ou d’associer les deux.

L’un des moyens utilisés est de mesurer les temps d’exécution sur site (le « gemba ») et de les comparer avec les calculs. L’écart entre les deux permet d’avoir une vision sur les aléas d’un processus et les temps non productifs.

Comment améliorer son Lead time ?

Un processus performant est en processus qui répond à deux critères : 1. Il est stable, maitrisé et 2. Il est efficace.

1. Comment maitriser et stabiliser un processus ? Processus, procédure, modes opératoires : les standards

Afin de maitriser le Lead time, il faut connaitre ses processus, ses activités et la façon dont ils sont menés.

Les étapes :

  • Formaliser le processus :
  • Rédiger des procédures et modes opératoires à chaque étape du processus pour former des standards et définir des temps d’exécution.
  • Mesurer ou estimer le temps nécessaire à chaque activité.

2. Comment améliorer l’efficacité d’un processus ?

L’idée ici n’est pas de travailler plus vite, mais de travailler mieux, en éliminant les taches inutiles, qui n’apportent pas de valeur ajoutée pour le client.

Les gaspillages les plus courants dans un processus sont :

La surproduction, produire trop tôt, trop vite ou en trop grande quantité par rapport à la demande du client.

Le sur stockage en produits finis, en matière. Ce stock entraine des coûts et des délais supplémentaires.

L’attente entre les étapes d’un processus, qui entraine un allongement du temps d’exécution

Les déplacements inutiles dans une étape d’un processus : aller à l’étage au-dessus pour donner un dossier par exemple.

Le transport entre les différents processus de fabrication.

Les rebuts – rejets qui entrainent une retouche, une rectification et donc un coût de réalisation plus élevé.

Le sur-traitement, sur qualité, que ce que nous demande le client.

Le potentiel humain mal exploité à cause d’un manque de formation, ou de flexibilité dans les affectations.

Il faut donc analyser en détails chaque sous-processus et trouver des solutions pour supprimer ces gaspillages qui n’apportent pas de valeur ajoutée.

Réorganiser les activités pour réduire les temps d’attente

Dans un processus, tous les acteurs n’ont pas la même capacité de traitement. Un problème commun est l’encours de travail : il faut attendre quelques minutes, heures, ou jours pour qu’un processus puisse passer à l’étape suivante et ce délai d’attente rallonge le Lead time.

Dans cet exemple, le temps de réalisation de la seconde étape est plus long que les autres processus c’est la tâche qui limite le processus global.

Un encours va naturellement se créer au niveau de cette tâche car le processus n’est pas en mesure de traiter toutes les demandes.

Des outils inspirés du Lean permettent de pallier ce problème :

  • L’équilibrage: Fabriquer à productivité constante et veiller à rendre les opérateurs polyvalents, condition sine qua non d’un découpage flexible et d’un équilibrage efficace.
  • L’agilité: mettre en place une organisation agile permettant de s’adapter en permanence à la fluctuation de l’activité (en effet, si dans l’industrie les temps de traitement sont constants, dans les services, ils sont beaucoup plus variables). Kanban, Management visuel et task force (ou adaptation des plannings) :
  • Management visuel et task force : passé un certain niveau d’encours, un renfort est mis en place pour traiter les dossiers en attente et revenir à la normale : heures ou personnes supplémentaires.
  • Revoir le cheminement des activités : Replacer les activités non prioritaires à des moments creux dans la journée et spécialiser une ou des équipes sur dossiers complexes.
  • Revoir l’organisation du service : Mise en place de coachs pour débloquer les dossiers complexes et former en permanence les collaborateurs.

Utilisé correctement, le Lead time est un indicateur puissant de la performance globale d’un processus. Le suivre régulièrement et analyser les causes de variation permet de mettre en lumière les dysfonctionnements et d’agir rapidement. C’est également un outil permettant à un responsable de garantir des délais de livraison de dossiers, de piloter les services ou actions attendus par le client (internes ou externes), et de pouvoir repérer les dysfonctionnements ou problèmes de l’équipe en charge du processus.


Tom Malardé
CONSULTANT SENIOR
@brest

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