Collaborer pour performer : comment la facilitation peut booster la productivité d’une équipe projet ?
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Les discussions dérivent souvent du sujet principal ? Rappelez l’ordre du jour.
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Plus il y a de personnes dans un projet, plus celui-ci devient complexe : gestion budgétaire, humaine, managériale, etc. La participation de nombreuses parties prenantes, loin d’être un obstacle, nécessite une organisation adaptée, pour assurer l’expression de toutes et tous et ainsi exploiter pleinement l’intelligence collective.
Une complexification du projet peut conduire à une rigidité dans l’organisation : plus de comités, plus de réunions, un surplus de canaux de communications. Des situations qui peuvent être contre-productives pour la performance et la productivité d’une équipe si elles ne sont pas correctement gérées (connaissez-vous la réunionite ?).
Maxime Le Com, Consultant confirmé rattaché à notre antenne brestoise et expert en facilitation, vous donne des clés pour collaborer efficacement sur vos projets et assurer la performance du collectif.
"They aren’t evil, they’re just poorly done"
Dans leur étude “Workplace Woes : Meetings Edition”*, Atlassian, éditeur de logiciels de gestion de projets tels que Jira et Confluence, met en évidence les conséquences liées aux dysfonctionnements des réunions : impossibilité de s’exprimer, pas d’objectifs clairs, etc. Selon l’étude, plus de 70% des réunions seraient même inefficaces car mal préparées.
Peut-on parler d’un abus de collaboration ? Non. Adoptons une approche visant à mieux collaborer plutôt qu’à moins collaborer.
Comment s’opposer à cette perte de productivité ? Comment collaborer efficacement ? Comment assurer la performance du collectif ? Pour surmonter ces défis, une compétence clé émerge : la facilitation. Un ensemble de méthodes, outils et mécanismes collaboratifs qui placent le groupe dans les meilleures conditions pour opérer en intelligence collective.
Regardons ensemble comment la facilitation peut renforcer la productivité dans toutes les étapes d’un projet.
* Etude Atlassian: https://www.atlassian.com/blog/workplace-woes-meetings
Faciliter au lancement d’un projet pour … optimiser la gestion des temps collectifs
Pour s’assurer que les réunions sont utiles et apportent de la valeur ajoutée à un projet, le facilitateur doit structurer chaque session, avec un ordre du jour clair et des objectifs bien identifiés.
Il donne la possibilité à chaque membre de l’équipe de s’exprimer, en garantissant l’équité et l’alignement avec les objectifs de la réunion. En complément, le facilitateur a pour mission de récapituler les décisions et actions qui découlent des sessions collaboratives. Il est le garant de la bonne retranscription des échanges.
Des exemples concrets pour visualiser plus simplement les objectifs, les tâches à réaliser ou encore les responsabilités partagées :
- C’est / Ce n’est pas : l’équipe se réunit pour partager une vision commune des objectifs à atteindre, et des éléments qui ne seront pas dans le périmètre de travail. Cette approche collaborative assure un alignement dès le début sur la vision à mener et limite ainsi des ajustements d’ampleur au cours du projet.
- C’est : assurer l’expression de toutes et tous, s’assurer d’un travail collaboratif,
- Ce n’est pas : une personne pour rédiger les comptes-rendus, un simple animateur de réunion
- Matrice des attendus / des apports : Le facilitateur organise les échanges autour d’une matrice qui regroupe toute l’équipe. Chacun peut s’exprimer sur ce qu’il attend et ce qu’il peut apporter à autrui. Cette pratique permet également d’identifier et de collecter les besoins prioritaires.
- Le KANBAN : Afin d’assurer une prise de hauteur sur l’ensemble des tâches, le facilitateur peut organiser les actions en trois colonnes : « À faire », « En cours », « Fait ». La facilitation de la session autour de ce modèle favorise la visualisation en temps réel, la gestion des priorités et la centralisation des tâches. Pensez à utiliser ce modèle dans vos weekly projet.
Au lancement d’un projet, le facilitateur met à profit ses compétences pour aligner l’ensemble des acteurs autour d’une vision et d’une organisation commune.
Faciliter au cours d’un projet pour … maintenir la dynamique du groupe
Pour éviter certains obstacles, le groupe doit évaluer régulièrement la direction des travaux et mener des ajustements, afin d’éviter une escalade de l’engagement.
Des exemples concrets pour gérer la dynamique d’un projet :
- Le « parking » : si un collaborateur évoque un sujet sans lien avec l’enjeu de la réunion, le facilitateur peut inscrire l’idée sur une liste « à traiter plus tard » en gardant ainsi le focus sur la cible, tout en valorisant les contributions de chacun.
- « Dot voting » ou priorisation collective : un vote à points équitable pour garantir un vote démocratique sur les actions prioritaires à mener.
- Le fil des engagements : de façon à se projeter sur les actions à venir, le facilitateur propose à chaque collaborateur de la session d’inscrire un engagement, une action qu’il va réaliser dans un temps défini. L’engagement oral et écrit envers les autres membres de l’équipe renforcera la perspective d’accomplissement de celle-ci.
Le facilitateur établit et fait respecter les règles de l’intelligence collective. Chacun doit se sentir écouté et encouragé à participer. Il est important pour le facilitateur d’adopter une posture neutre, qui lui permet de prendre de la hauteur par rapport au reste du groupe et ainsi éviter d’interférer dans les échanges.
Le facilitateur utilise ces atouts collaboratifs (temps de réflexion individuel, priorisation collective, etc.) pour recueillir les idées et points de vue de chacun. Il conserve une dynamique créative et encourage l’apport de nouvelles idées tout en s’assurant que le travail soit aligné avec les objectifs, les moyens alloués et les délais définis.
Faciliter au terme d’un projet pour … faire le bilan et capitaliser pour la suite
La rétrospective, pratique collaborative clé pour clôturer un projet
Organiser une rétrospective pour faire un bilan, c’est donner les moyens à l’équipe de prendre du recul sur l’environnement du projet : ce qui a fonctionné, ce qui doit être amélioré pour la suite, ce qu’il faudra arrêter, etc.
En faisant appel à un facilitateur, vous pourrez collecter de véritables feedbacks et capitaliser sur ces retours comme des apprentissages pour vos prochains projets.
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Comment créer une culture collaborative dans son organisation ?
La facilitation est un outil d’intelligence collective, un levier au service de vos projets, qui permet aux équipes de collaborer de manière plus harmonieuse et productive. Elle participe à la mise en place d’un terreau pour ancrer une culture collaborative dans l’entreprise.
4 leviers pour développer la culture collaborative :
- Faire monter en compétences les profils adaptés (ou faire appel à de la prestation) : créativité, flexibilité, adaptabilité et communication orale seront les compétences recherchées.
- Leur permettre de créer, tester, itérer (intégrer et valoriser ces missions dans leurs postes) et adopter les bons outils collaboratifs comme Klaxoon et Miro pour sécuriser le collaboratif en présentiel et en distanciel.
- Capitaliser sur les méthodes et pratiques : mettre en place un environnement adapté (dossier partagés Teams, accessibilité des ressources collaboratives, etc.)
- Cultiver la culture collaborative : amélioration continue, Feedback réguliers et retours d’expériences.
Certaines limites sont à mentionner quant à la présence d’un facilitateur dans vos projets. Il s’agit avant tout d'une compétence, d’un ensemble de méthodes et de soft skills à acquérir pour accompagner un groupe dans l’atteinte de ses objectifs. Comme toute compétence, la formation peut représenter un investissement conséquent qui est à prendre en compte dans les ressources allouées au projet.
Un accompagnement sera nécessaire pour :
- Évaluer les besoins de votre équipe, réaliser un audit de maturité sur la dimension collaborative dans l’organisation
- Élaborer un plan de conduite du changement pour ancrer dans la durée la culture collaborative sur l’ensemble de vos projets
De plus, un facilitateur adopte une posture neutre : il doit prendre de la hauteur par rapport aux échanges et ne peut intervenir sur le fond. Son action se limite donc à la forme, soit la mise en place d’un environnement facilitant au service du collectif. C’est pourquoi il faut inclure dans son organisation une ressource dédiée à la facilitation.
Pour cela, des actions peuvent rapidement être mises en place :
- Formation d’un groupe pilote de facilitateurs, qui permettra d’itérer et de faire du Test & Learn
- Appel à une expertise externe en associant un dispositif d’accompagnement pour l’interne, dans le but de former au long cours des facilitateurs
En tenant compte des limites et obstacles présentés, le facilitateur apparaît comme une solution adéquate pour booster la productivité et assurer la performance collective d’une équipe projet. Il contribue à l’instauration d’un climat de confiance et d’une culture collaborative sur le long terme. Sa présence peut s’avérer cruciale pour certains groupes qui nécessiteraient une amélioration de la communication, un cadrage et une accélération sur certaines tâches ou encore un besoin de cohésion dans le collectif.
En définitive, la facilitation représente un véritable levier d’action pour toute organisation cherchant à promouvoir, accompagner et déployer des méthodes collaboratives dans les rouages de l’entreprise.
Exemple d’accompagnement mené chez un groupe bancaire : mission d’accompagnement au changement.
Enjeu : Accompagner la création d’une communauté de facilitateurs en faisant monter en compétence un panel de collaborateurs sur les pratiques collaboratives et la posture du facilitateur, au service d’un programme d’entreprise.
Points clés de la démarche :
- Évaluer le niveau de maturité des apprenants sur la dimension collaborative / facilitation
- Définir la cible à atteindre et les objectifs associés. Proposer un plan d’action.
- Accompagner les dispositifs de montée en compétences des apprenants
Notre plan pour développer la culture collaborative :
- Communiquer sur les objectifs, la vision commune ;
- Créer une dynamique de communauté : apprendre à se connaître, créer un maximum de synergies entre collaborateurs, créer des réseaux intra-communautaires ;
- Mettre en place un environnement communautaire collaboratif (équipe Teams dédiée, centralisation des ressources) ;
- Cartographier les compétences des apprenants sur la dimension collaborative / facilitation ;
- Outiller les participants : formations, mises à disposition de catalogues de pratiques collaboratives ;
- Organiser des séances d’exercices pratiques ;
- Ritualiser l’animation de la communauté :
- Contenus hebdomadaires : contenu actif et passif (informatif, pédagogique, appel à l’action, etc.)
- Rendez-vous mensuel : célébrer, faire le point sur les objectifs, etc.
Chez Celencia, nous accompagnons les entreprises dans leurs transformations : digitales, organisationnelles, managériales et métier. Nous pouvons vous aider à mettre en place un environnement facilitant pour atteindre vos objectifs.
