Comment organiser une réunion en entreprise ?
Les réunions rythment le quotidien de la majorité des collaborateurs au sein d’une entreprise. Ces réunions sont essentielles à la bonne conduite des activités et de la gestion des projets de l’entreprise. Selon un sondage de l’IFOP, entre 2015 et 2021, le nombre de réunions hebdomadaires auxquelles assistent les cadres est passée de 3 à 6. Néanmoins, ces moments d’échanges sont souvent sujets à de vives critiques et parfois même jugés inefficaces. Alors quelles sont les clés de réussite pour une réunion ? Quelles sont les bonnes pratiques à mettre en place dans l’organisation de réunion ?
Elsa Launay, Consultante, Celencia Paris
Qu’est-ce qu’une réunion et pourquoi en organiser ?
Une réunion peut être définie comme un ensemble de flux d’informations échangé entre différents types d’acteurs pour répondre à une ou plusieurs problématiques dans un espace et un temps donnés. Ces réunions ont le plus souvent un objectif précis mais elles peuvent être utilisées afin de manager une équipe ou un service, décider d’actions à entreprendre lors d’un projet et coordonner les différentes phases de ce projet.
La réunion peut également être utilisée pour communiquer avec des collaborateurs sur des sujets plus sensibles ou dans un objectif de formation. Ainsi, il existe différentes raisons d’organiser une réunion en entreprise et cette dernière peut être effectuée en présentiel ou en visioconférence.
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Quels sont les avantages de la réunion ?
Outre les différentes raisons pour lesquelles la réunion est mise en place, ces moments représentent de grands avantages. Tout d’abord, cela va renforcer les liens de cohésion entre les collaborateurs grâce au développement de la communication et ainsi améliorer la productivité de chacun.
Ces réunions sont donc très importantes pour instaurer une bonne dynamique au sein d’une entreprise. Enfin, les réunions peuvent mettre en lumière des problématiques internes et permettre une résolution plus rapide.
Quelles sont les limites de la réunion ?
La réunion est donc un outil indispensable en entreprise. Il est cependant impératif d’éviter les réunions improductives qui font perdre du temps. Pourtant cette propension excessive à organiser des réunions inutiles, autrement appeler « réunionite » peut avoir des conséquences néfastes sur les collaborateurs.
En effet, une accumulation de réunions sans importance peut créer un sentiment fort de frustration assimilé à de la perte de temps. D’autres risques dûs à un enchainement de réunions sont la fatigue et la perte de productivité. Il est donc impératif lors de l’organisation de ces réunions d’être vigilant sur certains points.
Alors comment organiser une réunion efficace ?
L’organisation d’une réunion est donc indispensable afin de mener à bien les objectifs fixés et permettre aux participants d’avoir une valeur ajoutée. Mais quels sont les conseils et les bonnes pratiques à mettre en place pour la réussite d’une réunion ?
Conseil n°1 : Établir un objectif de réunion
Le premier conseil dans une bonne organisation de réunion est l’établissement d’un but précis. Pour ce faire, il est possible de communiquer en amont avec ses collaborateurs afin de définir un objectif précis et commun. La réunion est à mettre en place dès lors qu’il y a un besoin d’échange entre différents acteurs et qu’une dynamique de groupe a une valeur ajoutée.
Si l’objectif est « uniquement » une transmission d’information, il est préférable, dans la mesure du possible, de privilégier l’envoi d’un mail ou d’un message collectif. Ainsi, pour bien organiser une réunion, la question à se poser est la suivante : « Dans quel objectif précis dois-je réunir mes collaborateurs ? ».
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Conseil n°2 : Sélectionner les bons participants
Afin de ne pas donner aux participants un sentiment de frustration lié à la perte de temps, il est indispensable de sélectionner et d’inviter les bons interlocuteurs. Pour ce faire, il est conseillé d’inviter uniquement les collaborateurs donc la présence est obligatoire à la poursuite de l’objectif fixé ( cf : conseil n°1). Il est aussi important de garder en tête qu’une réunion est plus facile à gérer si le nombre de participants est raisonnable.
Enfin, la vérification des confirmations de présence de chacun des invités est une étape importante car elle permet une réorganisation de la réunion en conséquence et en amont.
Conseil n°3 : Planifier la réunion
La planification de la réunion est une étape importante dans l’organisation d’une réunion en entreprise. Il s’agit dans un premier temps de planifier une réunion de courte durée, ce qui va permettre d’aller à l’essentiel.
De plus, il est nécessaire de privilégier une date et un horaire adaptés en évitant les réunions le lundi matin et le vendredi soir. Le créneau de 14h à 16h est également à éviter au maximum au risque d’avoir des participants peu réactifs.
Enfin il s’agit de choisir le format de la réunion. Elles peuvent être réalisées en présentiel ou à distance (format visioconférence). Dans le premier cas, optez pour une salle qui offre une capacité d’accueil suffisante pour l’ensemble des participants. Si la réunion se fait en visioconférence, privilégiez des outils adaptés qui vous permettent de collaborer à distance.
Conseil n°4 : Établir un plan de réunion et préparer les supports
L’établissement d’un plan de réunion est important dans l’organisation d'une réunion. Une suite d’étapes est donc à prendre en compte : partager l’ordre de la réunion à tous les participants afin de leur donner l’objectif précis, prioriser les différents sujets en lien avec la raison de la réunion, allouer un temps précis à chaque sujet et prévoir un temps pour les questions en fin de séance.
Enfin, il est important de préparer soigneusement les documents de travail. Ce sont eux qui vont permettre à la réunion de gagner en dynamisme et en efficacité.
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