Interview de Laura Maltret – BPCE

Le Groupe BPCE, constitué par les Banques Populaires, Caisse d’Epargne et filiales, représente 105 000 collaborateurs et a lancé début 2019 le programme Office 365. Alors pourquoi ce programme d’envergure pour ce groupe ? Pour simplifier, rapprocher, communiquer et travailler collectivement. Il s’agit donc d’un programme de transformation très important pour le groupe visant à aller vers une « culture du travail plus collaborative et connectée ». Dans ce contexte, Office 365 a été lancé au sein du programme de la direction de l’expérience collaborateur.

Laura Maltret, Responsable du programme Office 365 et Florian Pauline, Consultant au sein du cabinet Celencia, répondent à nos questions.

Interview Client – BPCE

Laura, pouvez-vous nous dire en quoi consiste le programme Office 365 et quel est votre rôle ?

Laura MALTRET :
Le programme Office 365, commun à l’ensemble des entreprises du groupe, constitue un pilier essentiel de notre plan de transformation digitale. La vocation de ce programme, très structurant pour le groupe, est de faire évoluer nos modes de travail au quotidien dans une recherche d’efficacité accrue. Office 365 propose des solutions pour travailler différemment, de manière plus collaborative et connectée. Il vise deux objectifs principaux : d’une part, promouvoir la coopération et développer la transversalité entre les équipes; et d’autre part, renforcer l’agilité et faciliter la mobilité des collaborateurs. Mon rôle au sein du programme Office 365 a été de construire et d’animer le dispositif de déploiement et d’adoption des usages, afin d’accompagner les établissements du Groupe BPCE dans l’appropriation des nouveaux modes de travail. Aujourd’hui nous avons plus de 40 000 utilisateurs déployés et 70% d’entre eux sont actifs.

Quel(s) rôle(s) ont les consultants de Celencia dans ce programme ?

Laura MALTRET :
Florian et Cyrielle sont intervenus dans le cadre du Programme O365 en tant qu’animateurs usages Office 365. Leurs missions principales étaient d’accompagner les chefs de projet des différents établissements du Groupe dans le déploiement d’Office 365 et dans la construction du plan d’adoption des usages en lien avec le programme du Groupe.

Florian PAULINE :
En effet, notre but a été, avec Cyrielle, d’accompagner les chefs de projet des 40 établissements du groupe BPCE dans le déploiement d’Office 365. Chaque établissement a deux chefs de projet. Nous les avons accompagnés sur différents périmètres : – Les former aux outils d’Office 365 et leur proposer des usages adaptés à leurs besoins. – Les aider dans la construction de leur plan d’adoption des usages : la stratégie qu’ils vont mettre en place pour déployer et accompagner les collaborateurs de leur établissement (un établissement compte entre 800 et 4 500 collaborateurs), avoir un sponsor, mettre en place un réseau d’ambassadeurs, etc. – Animer l’ensemble des chefs de projet : formations avancées, retours d’expérience, Comité d’adoption, etc. – Former et animer les réseaux d’ambassadeurs : les faire monter en compétences, créer une communauté, etc. – Animer les établissements via des digital week, des journées consacrées à Office 365, permettant de promouvoir l’utilisation et les usages auprès d’un large public.

Quels ont été les défis à relever ? Et quels sont ceux qui restent à entreprendre ?

Laura MALTRET :
Il y a eu des défis techniques tout d’abord, afin de permettre le déploiement de la solution Office 365. Ensuite, il a fallu que les collaborateurs s’approprient la solution afin de se projeter dans de nouveaux usages dans cette période particulière de travail à distance à grande échelle. Cela a été un puissant accélérateur dans l’appropriation des outils collaboratifs qui font désormais partie de notre quotidien.

Florian PAULINE :
Oui, le plus grand défi côté animation, a été de passer d’un format en présentiel à 100% en distanciel. On avait l’habitude de former, d’animer au sein des établissements et donc de se déplacer partout en France. Du jour au lendemain nous avons dû tout revoir à distance. Cela a permis de montrer toute la puissance d’Office 365. Pour s’adapter au nouveau format à distance, nous avons dû revoir l’ensemble de nos formations (usages, durée) mais aussi l’ensemble des animations (gamification, digital week…). Un autre défi que l’on peut citer, a été de nous adapter aux nouveaux besoins des utilisateurs ; une demande très forte sur la partie Teams conferencing, la création d’équipes Teams par exemple, ou encore sur comment animer son équipe à distance ! Le prochain défi à relever sera l’accompagnement sur les usages à l’ensemble du réseau du groupe BPCE !

Autant d’établissements sur un seul et même programme, quels sont les atouts pour réussir à convaincre et embarquer ?

Laura MALTRET :
Notre force a été de construire un collectif, le club O365 regroupant les collaborateurs des établissements du Groupe impliqués dans le programme O365 et la transformation des nouveaux modes de travail, soit environ 160 membres. L’animation de ce collectif a été essentiel dans la réussite de ce Programme afin de fédérer les chefs de projet, de partager les retours des expériences et de diffuser un message commun sur la transformation des nouveaux modes de travail. Notre objectif, en central, est que les établissements aient les moyens d’accompagner le changement au sein de leur organisation, notre rôle est de leur faciliter la tâche en mutualisant les moyens et en animant cette dynamique.

Florian PAULINE :
En effet, je pense que le club O365 et la dynamique qui a pu s’y construire ont été un atout pour réussir et embarquer. L’impression que cela me laisse est que chacun dans ce collectif a pu trouver sa place et se rendre disponible pour échanger des bonnes pratiques, des REX, etc.

Quels enseignements pouvez-vous tirer de cette expérience ?

Laura MALTRET :
Une transformation se fait sur du long terme, même si le contexte lié à la crise sanitaire a été un accélérateur du changement, il faut intégrer ces changements sur un mouvement de fond et capitaliser sur ce qui a été réalisé durant cette période afin de s’adapter en continu.

Florian PAULINE :
J’en retiens qu’avec un collectif fort et engagé, il est possible de donner un véritable coup d’accélérateur dans le but d’atteindre les objectifs fixés !

Vos prochains défis ?

Laura MALTRET :
Je rejoins la direction de transformation et distribution au sein du développement des Caisses d’Epargne pour travailler sur les thématiques agences et digital, un nouveau défi passionnant.

Florian PAULINE :
Mon aventure BPCE vient de prendre fin, après plus d’un an passé sur le programme ! Ce fut un véritable plaisir de travailler avec autant de personnes de l’équipe du programme dirigée par Laura ! Je vais donc me tourner vers une autre mission. C’est Cyrielle qui va être en charge de continuer la partie animation avec le défi d’accompagner Office 365 au sein du réseau !

Referiez-vous confiance à Celencia à l’avenir ?

Laura MALTRET :
Tout à fait, Cyrielle et Florian ont réalisé une prestation de grande qualité pour le Programme Office 365 et sont reconnus des chefs de projets des établissements pour leur pédagogie, leur capacité d’adaptation et la qualité de leurs services.