Réussir la transformation de votre entreprise grâce aux communautés internes d’ambassadeurs

Transformation culturelle, managériale, organisationnelle, digitale, métiers… Les problématiques actuelles de transformation des entreprises sont de plus en plus transverses et l’approche descendante ne permet plus de réussir à engager durablement les collaborateurs. Ils sont beaucoup plus sensibles à la recommandation d’un pair. Identifier, choisir et fédérer des ambassadeurs en interne devient donc incontournable dans le plan d’accompagnement au changement de vos projets de transformation.

Mais alors, comment identifier, recruter et fédérer votre communauté d’ambassadeurs ? Quelles sont les bonnes pratiques en termes d’animation et de valorisation ? Enfin, comment mesurer leur impact sur l’adhésion des collaborateurs ?

Cyrielle Marly, Consultante Senior, Celencia Paris

Revenons rapidement sur l’histoire des communautés…

Le mot « communauté » vient du latin "communis", lui-même issu de "cum", qui désigne « ensemble » et de "munus", qui fait référence à la « charge partagée », à « l’obligations mutuelles ». La communauté est donc le caractère de ce qui est commun à plusieurs personnes ou choses.

Les communautés contemporaines renvoient à des formes plus ou moins denses en termes d’appartenance et d’adhésion. Selon leurs aspects politiques, professionnels ou scientifiques, ces groupements se fondent sur des logiques de confiance, des préoccupations partagées, des engagements mutuels, des intérêts communs et une certaine harmonie.

Les communautés d’ambassadeurs que l’on retrouve de plus en plus au sein des entreprises jouent un rôle primordial dans le renforcement du travail d’équipe et la solidarité professionnelle. Ce sont autant d’atouts pour produire de l’efficacité dans le travail indépendamment de tout lien hiérarchique.

Un levier incontournable dans vos dispositifs de transformation et d’accompagnement au changement

Chaque année un salarié vit en moyenne 2,5 changements simultanés au sein de son entreprise. Cependant 76% d'entre eux n’en comprennent pas la nécessité. C'est donc pourquoi il est très fréquent de constater que lors qu’un changement apparaît, 53% des personnes concernées adoptent une posture d'adhésion molle, 24% résistent par principe, 12% sont en situation de rejet et seulement 11% développent une adhésion forte. L'intérêt de la communauté interne d’ambassadeurs va ainsi s'appuyer sur ces 11% de early adopters pour mener la transformation.

Cette communauté d’ambassadeurs va permettre, en proximité, de communiquer et diffuser les messages adaptés au changement et à la population impactée, mais également d'accompagner et de rassurer leurs collègues en fonction de la réalité terrain vécue au quotidien. Cela apporte donc plus de confiance et de légitimité vis-à-vis du projet de changement. C’est d’ailleurs un désir souvent exprimé puisque 55% des salariés souhaitent apprendre d'un collègue plutôt que d’une tierce personne qui ne serait être à l’écoute du besoin ou des problématiques du quotidien.

Finalement, la communauté interne d'ambassadeurs va permettre de remettre de l'humain au cœur de vos transformations.

Les 4 clés de succès d’une communauté engagée et mobilisée pour votre projet de changement grâce aux ambassadeurs

1. Identifier ses ambassadeurs

La présence d’ambassadeurs dans chaque population impactée par le changement (managers, assistantes, collaborateurs…) permet de créer un sentiment d’appartenance pour les utilisateurs finaux. Le rôle de l’ambassadeur doit être défini de manière claire et précise afin de garantir la bonne réalisation des actions. Il convient de bien définir les missions de l’ambassadeur et le niveau d’investissement attendu pour mener à bien la mission. Nous vous conseillons de :

• Définir les avantages et récompenses
• Déterminer et mettre en place le processus de recrutement et de sélection des ambassadeurs (fiche de missions)
• Communiquer globalement sur le programme ambassadeurs et les bénéfices apportés.

Quel que soit le rôle défini, la clarté sur le contrat de départ est cruciale. La mission, les « droits et les devoirs » des ambassadeurs doivent être limpides.

2. Recruter ses ambassadeurs et nommer sa communauté

Le premier critère est l’envie. En effet, le recrutement des ambassadeurs doit être, dans un premier temps, réalisé selon une approche volontariste afin de créer un engouement positif des collaborateurs autour du projet de transformation. Appuyez-vous sur les 11% des collaborateurs qui développent une adhésion forte au changement.

Le second critère est d’obtenir la validation du manager pour recruter un ambassadeur dans son équipe. Si ce dernier n'a pas pleinement conscience des missions et du temps nécessaire qui sera investi par son ambassadeur, la mission confiée ne pourra être réalisable par manque de temps accordé, de reconnaissance et de valorisation. L’aménagement du temps de travail est préconisé pour obtenir un réel investissement de la part des ambassadeurs en phase de déploiement.

En somme, il est essentiel d’avoir des ambassadeurs volontaires, qui ont eu l’accord préalable de leur manager, et que leur mission soit intégrée dans le plan de carrière de chacun au niveau des Ressources Humaines.

3. Animer sa communauté d’ambassadeurs

Deux temps vont rythmer la vie de votre communauté :

• Tout d'abord, le lancement de votre communauté d'ambassadeurs : cette étape est essentielle car elle va permettre la prise de conscience et la sensibilisation aux nouveaux sujets liés à la transformation et doit se faire à travers la mise en place de moments clés (kick-off, formations premiers pas, formation à la posture, etc…). Ce sera également un moment crucial pour créer la dynamique de groupe, la cohésion et le collectif.
• Enfin, il s'agira de créer des rituels pour dynamiser la vie de votre communauté : il vous faudra institutionnaliser des temps forts tout au long de l'année et créer des rendez-vous réguliers où vos ambassadeurs pourront se former, partager leur expérience, et être visibles. Un cadre participatif et ludique permet de favoriser l'adoption du projet et responsabiliser vos ambassadeurs.

En conclusion, après la création de votre communauté d’ambassadeurs, ces derniers doivent être animés et valorisés tout au long de l’année pour qu’ils puissent jouer leur rôle de promoteur et de facilitateur auprès de leurs collègues.

4. Mesurer sa communauté d’ambassadeurs

Pour aider vos ambassadeurs à piloter la transformation en proximité, vous devez leur fournir des indicateurs de suivi de l’accompagnement mis en place dans le cadre du projet de transformation. Vous pourrez ainsi fixer des objectifs mais surtout valoriser les quick wins.

En somme, votre communauté sera un succès si vous prenez en compte les clés de motivation de l’ambassadeur :

Celencia saura vous accompagner à chacune des étapes de votre projet de changement en mobilisant une communauté interne d’ambassadeurs. Notre méthodologie CARE by Celencia, favorise la mise en place d’une démarche “sur-mesure” qui permet de définir des leviers spécifiques à votre entreprise lors de vos projets de transformation.

Notre savoir-faire nous permet de maîtriser l’ensemble des étapes et leviers d’accompagnement en articulant notre démarche autour de 4 étapes :

• CADRAGE : définition des objectifs et enjeux, recrutement des membres
• ACCULTURATION : mobilisation des membres, définition des indicateurs dans la stratégie
• RÉALISATION : animation des communautés, réalisation de livrables, démultiplication
• ENGAGEMENT : ancrage dans la durée, pérennisation et renouvellement des communautés

Retrouvez sans plus attendre le webinaire sur « le rôle d’une communauté interne d’ambassadeurs pour accompagner la transformation des entreprises »

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