Comment optimiser vos processus ?
Selon une étude menée par Michael Mankins pour Bain & Company *, une entreprise perd en moyenne plus de 20% de sa capacité productive chaque semaine en raison de ce qu'il appelle le "drag organisationnel". Ce terme désigne les structures et les processus qui consomment un temps précieux et empêchent les collaborateurs d'accomplir leurs tâches. Les entreprises les plus performantes sont plus de 40% plus productives que les autres, ce qui se traduit par des marges d'exploitation 30% à 50% plus élevées que leurs pairs.
Dans les faits, il n’est pas rare de constater que dans un processus, certaines tâches sont redondantes, inutiles voire même contre-productives et que des délais se rallongent en raison d’anomalies ou d’une organisation non optimale du travail.
Ces différents cas de figure expliquent que certains processus soient dysfonctionnels. Face à ce constat, le cabinet Celencia met à votre disposition son expertise unique pour vous accompagner dans l’optimisation de vos processus.
Albéric Cezar, Responsable de mission à Paris et expert du conseil stratégique en organisation, détaille l’approche de Celencia, pour vous conseiller et vous accompagner dans l’optimisation de vos processus.
Présentation de la démarche
Dans cet accompagnement complet, nous co-construisons dans un premier temps avec vous l’ensemble du projet, pour vous permettre de vous approprier de manière efficace, les méthodes de travail et les nouveaux outils qui seront mis en place par nos experts.
Notre démarche s’articule autour de quatre phases : le cadrage du projet, la modélisation du processus existant avec les premières pistes de réflexion dégagées, la création d’un process design et la pérennisation des pratiques à travers un accompagnement durable.
1. Le cadrage du projet
Cette phase préliminaire a pour objectif principal de préciser votre besoin en fonction de vos enjeux et de vos priorités. Autrement dit, la phase de cadrage permet la création d’une stratégie adaptée pour obtenir une vision claire sur la cible attendue.
C’est également à ce stade que nous définissons ensemble le plan d’accompagnement de vos équipes. Celencia, au travers de ses valeurs CARE, place l'humain au centre de chaque initiative. Nous infusons cette conviction dans chacune de nos interventions.
2. La modélisation du processus existant et les premières pistes de réflexion
Une fois le cadrage validé, la phase suivante consiste à contextualiser, modéliser et mesurer vos processus actuels.
- La contextualisation nous permet de mieux comprendre votre environnement.
- En modélisant les processus, nous pouvons identifier plus facilement les dysfonctionnements principaux et leurs causes. Cette étude met également en avant les risques engendrés.
- La mesure de vos processus se réalise à travers des interviews clés avec vos experts et la mesure d’indicateurs de performance.
Ces différentes actions contribuent à réaliser une cartographie de vos processus et de l’environnement. En somme, elle pose les fondations pour l'identification des opportunités d'amélioration.
3. La création d’un process design
Nous co-construisons ensemble le design du processus cible. L’objectif est alors de simplifier les étapes de vos processus en éliminant les tâches sans valeur ajoutée et en automatisant si nécessaire. Notre approche prend en compte les aspects humains, techniques et organisationnels pour concevoir un processus qui s'intègre harmonieusement à vos opérations.
4. L’accompagnement des équipes vers une transformation durable
Après un changement, il n’est pas rare de vouloir retourner vers nos anciennes habitudes si on en croit la théorie de Kurt Lewin**. Cette dernière consiste donc à rendre durable les nouveaux processus. Pour ce faire, nous vous accompagnons dans la mise en œuvre du nouveau processus en assurant une transition douce.
Concrètement, cela peut passer par une formation adaptée à vos équipes et à la mise en place d'un dispositif de suivi. Les performances du nouveau processus sont continuellement ajustées dans une logique d'amélioration continue.
Nos convictions chez Celencia
Chez Celencia, nous sommes convaincus que l'optimisation des processus n'est pas une destination, mais un voyage. Nos experts nantais, parisiens, lyonnais et niortais s’engagent à être un véritable partenaire de confiance, en vous accompagnant à chaque étape de la démarche avec un unique objectif : votre satisfaction et la réussite de votre projet de transformation.
Nos clients nous ont déjà fait confiance pour la mise en œuvre de cette démarche d’optimisation des processus. Et demain, pourquoi pas vous ?
Nous vous partagerons des cas clients concrets dans un futur article. N'hésitez pas à nous contacter pour discuter de la manière dont nous pouvons vous aider à optimiser vos processus d'affaires.
Sources :
* Etude de Michael Mankins de la Harvard Business Review de 2017 : https://www.bain.com/insights/great-companies-obsess-over-productivity-hbr/
**Théorie de de Kurt Lewin : Autissier, D., Derumez, I. V., Vas, A., & Johnson, K. J. (2018). Conduite du changement : Concepts clés : 60 ans de pratiques issues des travaux des auteurs fondateurs. Dans Chapitre 15 : Kurt Lewin (3e éd., p. 147 155). Dunod.
Ce sujet fait écho à l’une de vos problématiques ? Nos équipes nantaises, lyonnaises, niortaises ou parisiennes sont à votre disposition pour vous accompagner.